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「実は楽々できる!?不動産販促担当者の引継ぎにおける落とし穴7選」

今回はかなりニッチな「不動産会社様の販促担当者の引継ぎができない」
というお悩みについてお伝えします!

実際にお客様から
「私が部署の販促物を全て担当していて、あと4カ月で担当の後継者を見つけないと
いけないのですが意外と時間が無くて困っています…。」
という相談をいただいたことがきっかけで今回記事を作成いたしました。

同じような悩みがある方に少しでもお役立ちできますと幸いです!

それでは早速、販促担当者の引継ぎにおける落とし穴と、解決策をお話していきます!
是非最後までチェックしていただければと思います!

【目次】

落とし穴①手間がかかる

販促担当に関わらず、何かしら後任を探す事にかかる労力は莫大なものがありますよね!

 

普段の業務をこなしながらプラスアルファの業務に取り組む時間の確保、
適正な人材の選択、多数のコミュニケーションの発生といった様に、
ただ担当の引継ぎと言っても細分化してみると意外とやる事が多かったり、
時間がかかるものです。

 

落とし穴②取引先の情報が分からない

続いて、こちらもよくお問合せいただく内容です。
最後にのぼり旗や販促物を発注したのが3年以上経っていて、取引先の記録も残っていないため
どこに注文していいのか分からないというパターンです。

この一番のデメリットは「今使っているのぼり旗と全く同じデザイン、素材、質感、
仕様で製作したい」といった場合に、製作した会社がどこかわからないため、
高確率で全く同じのぼり旗を製作することが出来ない、といったことです。

例を出してみましょう。
以前作成したのぼり旗が残っていたとします。
あと2,3本同じものを追加で作りたい…といった場合に製作した会社が分からず、
別の会社に製作を依頼したが、色合いやデザインが若干違っていた…
ということは多々あります。

また、製作を依頼しても製作会社によって印刷機械が異なったり、
デザインの元データがないため元のデザインから再製作する必要が出てきます。

せっかく設置する販促物なら、デザインや仕様も統一感を持たせた方が視認性も上がり
集客効果もアップするので、依頼する会社はしっかり記録に残しておきましょう!

 

落とし穴③管理漏れ

今まで多くの企業の販促担当者とお話をさせていただきましたが、
殆どの方が販促業務がメインというよりは、営業と兼業しているなど業務を掛け持ちされている方でした。

通常は営業として外回りやお客様対応をしながら、
販促や広告業務を行っているため業務量が多くなってしまう傾向にあります。

「本当はどっちか一本に絞りたいけど、、」という様な心理でいると
販促業務までは管理が出来ず疎かになってしまいます。

マルチタスクをこなしていく中で、手が回らず販促物の発注し忘れや
設置が適当になってしまう事も少なくありません。

 

落とし穴④不意な販促担当の退職

これは非常に稀なケースですが、不意に販促担当者が退職してしまい、
引継ぎ自体がされていない企業様もいらっしゃいました。
以前までは販促物や広告関係の業務が出来た時に対応してくれる人がいたのが、
社内の誰も対応できない、、といった不都合が生じます。

結果、ある程度決済権を持った役職者が対応しなくてはならなかったり、
慣れない業務のため余計に時間がかかってしまいます!

これは他の業務にも言える事ですが、万が一退職者が出ても困らないように
引継ぎの体制やルール作り、マニュアル化などを行っていきましょう!

 

落とし穴⑤業務の優先順位

他の業務と販促業務を兼任されている方だと、どうしてもメインの業務を優先せざるを得ません。
そうなると引継ぎどころか、販促物の注文をする事さえ億劫に感じられると思います。

日々のスケジュールに、販促物が必要な日にちから逆算してタスクを細分化して子なっていく事が大切になってきます。

必要であればガントチャートを作成して計画的に業務を行っていくのも手ですね!

 

落とし穴⑥後任が見つからない

引継ぎをする後任を見つける上でもポイントがあります。
⑴業務リソースに余裕があるか
⑵営業経験

⑴業務リソースに余裕があるか
まずは現状担当が通常業務に加えて販促業務を行えるリソースがあるのかを確認しましょう。
あまりにも余裕がない状態で販促業務を行ってしまうと
「目的も無く、ただ注文するだけ」になってしまいます。

販促物は設置する場所や、ターゲットとなる顧客によって訴求の方法が変わってきますので、
考え無しに注文してしまうと本来得られるはずだった集客効果が得られない可能性が出てきます。

⑵営業経験
実は営業経験がある販促担当者は、営業経験がない方に比べてより適任という傾向もあります!
営業を通じて実際のお客様の声やニーズを知る事で、「お客様目線」で考える事が出来ます。
これにより現地にはどのような販促物をどのように設置すればより集客効果が高いのかが
経験として分かるようになってきます。

 

落とし穴⑦そもそも販促担当って必要?

通常業務に加え、販促業務でも色々考えて多くの取引先と連絡をとらなくてはいけないと考えると、
なんだか販促担当って「大変」「めんどくさい」というイメージが出てくるかもしれません。

ただ、企業に販促担当者は必要不可欠です。
理由としては、下記が挙げられます。
・現地やwebからの集客を増やさなければ顧客との接点を増やせない為、売上アップに繋がらない。
・外注先では自社を理解し切れていない為、本当に伝えたい情報を伝えきれない可能性がある。
・ホームぺージやSNSを充実させる事で、BtoBでの安心感アップ、新卒や中途採用の強化に繋がる。

などなど販促担当者が行う業務は、企業にとって多くのメリットをもたらします。

 

まとめ

今回は「実は楽々できる!?不動産販促担当者の引継ぎにおける落とし穴7選」
というテーマでお伝えしてきました!
販促担当の業務自体や引継ぎをするにあたり後ろ向きな情報が多かったかもしれませんね(^^;
特に他の業務と販促業務を掛け持ちしている方の負担はかなり大きいです。

ご紹介した7つの落とし穴について対策するには、社内での販促担当に対する仕組みやルール、
マニュアルが整理されていなければなかなか難しい部分があります。

ですが、ご安心ください!

弊社では、その様な企業様をサポートする体制でサービス提供を行っております!
また、お客様の情報を徹底して管理していますので、
例え担当者が変わって新しい方が発注することになったとしても、
これまでと同じように取引・提案が可能です!

弊社で大切にしている事
・手間のないスムーズなお取引
・これまで2,300社様ご提案してきたノウハウ、事例を元に集客効果のあるご提案

もしかすると今回のような場面に直面することはなかなか少ないかもしれません。

しかし今回お話した企業様の様に、「もしかしたら起きる」可能性は充分にあります。

災害対策グッズが売れているのも、起きる確率は低いけども起こってしまった時に
備えをしていなかった時のデメリットや損失が大きいからですよね!

これを期に販促担当者が情報を管理するのではなく、発注先で情報を管理してくれるような
販促会社を探してメインの業務に集中できる環境を作っていきましょう!

最後まで読んでいただいてありがとうございました!

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